Conheça o outsourcing e otimize processos em sua empresa

Outsourcing é um processo voltado a uma parceria estratégica entre contratante e contratado que otimiza atividades, portanto, algo muito diferente da simples terceirização de serviços que nós conhecemos. Veja suas vantagens e desvantagens.

Outsourcing é um termo em inglês muito empregado no mundo dos negócios para definir terceirização. Sendo muito comum em empresas que necessitam algum serviço que a empresa contratante não tenha a expertise ou infraestrutura para executar.

E se há alguns anos a terceirização limitava-se a serviços afastados do negócio vital da empresa, atualmente com o outsourcing o lema é: “concentre-se no que faz de melhor e deixe o restante com especialistas”.

Mas como ele surgiu?

Nos últimos anos o outsourcing nasceu como uma resposta ao boom de startups na era das tecnologias digitais. Isso provocou o surgimento de necessidades específicas nas empresas, somadas aos custos e esforços envolvidos na busca de novos talentos.

Neste post vamos tratar de alguns pontos:

1. Outsourcing x terceirização

2. Qual o objetivo do outsourcing?

   1. Na contabilidade

   2. No financeiro

3. Saiba mais sobre seus processos

   1. Deixe a responsabilidade com especialistas

   2. Contabilidade em boas mãos

   3. Otimize gastos e tome melhores decisões

4. Quais são as suas vantagens?

5. Quais são suas desvantagens?

6. Sua contabilidade está na era digital?

   
   

Esse recurso tornou-se muito popular em empresas de qualquer tamanho e especialidade, como o setor contábil, já que a terceirização na era digital é mais especializada, estratégica, e também reduz custos fazendo a empresa se focar no que ela faz de melhor.

Continue a leitura e saiba mais sobre o outsourcing, e como ele beneficia a contabilidade:

1. Outsourcing x terceirização

Resumindo, enquanto o primeiro diz respeito ao uso estratégico de recursos externos, o segundo é um trabalho mais braçal.

Terceirização: atividades simples.

A terceirização é mais facilmente identificada nas empresas. Ela se refere a atividades mais simples, que poderiam ser realizadas pela própria empresa, mas prefere adotar esse modelo para executar tarefas auxiliares para o bom andamento da empresa, como limpeza e distribuição.

Sua principal finalidade é redução de custos, prioritariamente financeira. Portanto, essa empresa é contratada para realizar tarefas de sustentação ao funcionamento da empresa contratante.

Outsourcing: Parceria estratégica.

Já o outsourcing é uma parceria estratégica, que objetiva levar benefícios estruturais para a empresa contratante, como:

• Contato com profissionais altamente qualificados;

• Suporte para decisões estratégicas;

• Aplicação de um conhecimento mais aprofundado da área da atuação.

  
  

Portanto, ela deve fazer um estudo minucioso em torno de suas atividades para encontrar quais são as centrais, ou seja, onde está o core-business.

Essas áreas são aquelas que não podem ser transferidas, entretanto, para que elas sejam cumpridas com excelência, existem outras complementares que devem ser executadas e que, realizadas por especialistas, salvam seus gestores de muita dor de cabeça.

E a vantagem competitiva tão almejada por qualquer gestor, tem no outsourcing uma saída eficiente ao otimizar processos das quais os funcionários da empresa contratante não sejam especializados.

Trazendo novas tecnologias e processos de desenvolvimento antes desconhecidos, que fazem sua empresa apresentar mais eficiência em seu ramo de mercado.

2. Qual é o objetivo do outsourcing na contabilidade?

O objetivo central do outsourcing contábil é transferir a execução desses processos a uma empresa especializada, a qual detém toda a infraestrutura, o know-how e os colaboradores necessários para o seu desempenho adequado.

É uma solução completa, relacionada ao conceito BPO (Business Processo Outsourcing) que significa terceirização de Processos de Negócios.

De maneira objetiva, o modelo atua em certas atividades da contabilidade fiscal de uma empresa:

• Gestão de folhas de pagamento;

• Administração financeira;

• Gestão fiscal.

  
  

Agora vamos falar de forma específica:

Na contabilidade:

O outsourcing otimiza a reserva de recursos e a realização de investimentos para fazer a empresa se expandir de forma sustentável.

• Apuração e recolhimento dos impostos;

• Criação de relatórios de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);

• Emissão de relatórios societários e gerenciais;

• Realização do Balanço Patrimonial (BP).

  
  

No financeiro:

Adotar o outsourcing resulta em economia de tempo, aumento de produtividade e atenuação de riscos e passivos fiscais.

• Controle de contas a pagar e a receber;

• Faturamento;

• Projeções e análises financeiras;

• Geração de relatórios;

• Gerenciamento dos recebíveis e de pagamentos;

• Suporte nas transações financeiras.

  
  

Ao invés do negócio dedicar parte do seu pessoal na manutenção de um setor voltado exclusivamente para a gestão contábil, desperdiçando tempo e recursos, essa atividade é transferida a um especialista que assumirá a responsabilidade pela execução técnica dos processos.

E como falamos de um dos departamentos mais importantes para o funcionamento regular de uma empresa, é fundamental que seus processos detenham alto rigor técnico, atendendo de maneira precisa à legislação e às demandas internas do negócio.

Deixe a responsabilidade com especialistas

Quem assume a responsabilidade pela execução dos processos é especialista na área,

isso significa que sua empresa:

• Fica atualizada com a legislação tributária;

• Há reforço no planejamento tributário da empresa;

• Deixa o processo de análise de auditores mais ágil e específico;

• Passa a adotar as melhores práticas de compliance.

  
  

Uma vez que se desenvolve uma avaliação mais profunda dos expedientes fiscais, há a redução de encargos com o correto enquadramento e aproveitamento de benefícios e incentivos.

O outsourcing contábil tem um grande potencial benéfico em diversas situações por sua contabilidade sempre ficar em dia, tornando-a mais ágil, mais barata e dando mais tempo na sua rotina para se dedicar ao seu negócio.

Contabilidade em boas mãos

Com esse modelo sua contabilidade fica em boas mãos, a tornando mais segura e sem erros por ter profissionais especializados e alinhados com as eventuais mudanças tributárias.

Deixando você se concentrar em outras áreas estratégicas que podem estar sendo negligenciadas, como a parte de vendas, fornecedores, estoque e diversas outras atividades que impactam diretamente nos resultados do negócio.

Otimize gastos e tome melhores decisões

A mão-de-obra no modelo outsourcing, já estará qualificada, atualizada e eficaz. Passando a reduzir custos, por não ter que precisar investir em qualificação e estrutura.

Então sua organização passa a contar com profissionais experientes, que contam com informações e análises fundamentais para permitir a tomada de decisões gerenciais sobre valores, investimentos e gastos para a administração do negócio.

3. Saiba mais sobre seus processos

De acordo com uma pesquisa realizada pelo portal B2B Clutch, publicada em 2019 (artigo em inglês), mais de um terço das pequenas empresas globais (37%) já terceirizam sua contabilidade, enquanto mais da metade (57%) pretendem aderir a terceirização nos próximos meses.

Ainda segundo a pesquisa, os principais motivos elencados foram:

• Aumentar eficiência;

• Aumentar expertise disponível;

• Aumentar flexibilidade;

• Liberar tempo dos colaboradores para outras tarefas;

• Aumentar recursos disponíveis;

• Reduzir custos operacionais.

  
  

Ou seja, se antes apenas as grandes corporações terceirizavam seus serviços, hoje as empresas menores já estão optando pelo processo de outsourcing.

Em busca de crescimento de portfólio e otimização de custos, elas sabem ser preciso de investimento e qualificação constantes para o melhor atendimento às demandas dos clientes, portanto, elas visam também a construção de relações de confiança e de longo prazo para expandir seus negócios.

4. Quais as suas vantagens?

• Redução de gastos com salários, e investimentos em equipamentos ou máquinas;

• Respostas oportunas e eficazes às mudanças;

• Fortalecimento dos processos da empresa;

• Construção de relações comerciais e corporativas;

• Disseminação de uma nova e melhor imagem da organização;

• Concorrência ponto a ponto com outras empresas do setor com melhores empresas do setor com melhores tecnologias e maior alcance;

• Familiarização com novas tecnologias;

• Otimização dos prazos de entrega e qualidade, o que favorece o desenvolvimento organizacional;

• Obtenção de dados precisos para otimizar decisões;

• Acesso a melhores recursos tecnológicos sem a necessidade de treinar funcionários;

• Disponibilidade de serviços de informação em tempo hábil;

• Aplicação de talentos e recursos em setores estratégicos da empresa;

• Flexibilidade na organização e redução de custos fixos.

  
  

5. Sua contabilidade está na era digital?

Quando falamos de transformação digital, além de reconhecer as necessidades que uma empresa tem em termos de tecnologia e identificar as ferramentas ideias para atendê-las, também é importante esclarecer as possibilidades abertas pelo outsourcing para essa tarefa.

Velocidade é palavra de ordem, e para o setor contábil não é diferente.

Um escritório de contabilidade tem a imagem de um ambiente repleto de pilhas de papéis e arquivos, e empresas do segmento optam pelo outsourcing na busca pela otimização de processos em formato digital.

A empresa que fez essa escolha, deseja ter uma infraestrutura de qualidade em soluções contábeis. E essa decisão é fundamental para otimizar a centralização da comunicação, o envio de documentos, o acompanhamento de indicadores, bem como acesso às informações.