O planejamento estratégico como visão de futuro

O planejamento estratégico auxilia gestores a pensar no longo prazo, analisando de forma sistemática seus pontos fortes e fracos, mapeando suas oportunidades e ameaças. Entenda agora sua importância, e como colocá-la em prática.

Neste artigo você entenderá:

1. O que é o planejamento estratégico?

2. As responsabilidades hierárquicas

   1. Estratégico - orientando a visão

   2. Tático - levando os planos à execução

   3. Operacional - assegurando o cumprimento das tarefas

3. Organizando as ideias com a SWOT

   1. 6 critérios para uma SWOT mais produtiva

   2. O SWOT gerando ações

4. O plano de ação dando vida ao planejamento estratégico

   1. As diferenças de plano e estratégia

5. Entendendo os benefícios do planejamento estratégico na sua empresa

O que é o planejamento estratégico?

De forma geral, o planejamento estratégico está relacionado com os objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazo que afetam a direção ou viabilidade da empresa.

Considerado um importante instrumento da administração, ele passou a ser utilizado por empresas como um dos principais auxiliares na tomada de decisão e o alcance dos objetivos propostos.

Seu objetivo é ter respostas para as principais perguntas, isto é: como estamos? Onde queremos chegar? Como chegaremos lá? Por que queremos chegar lá? E a partir disso, monta-se o caminho que deverá ser seguido

Proporcionando uma sustentação metodológica que estabelece a melhor direção a ser seguida pela empresa, sempre visando principalmente dois pontos:

Otimizar o grau de interação com o ambiente]

O que significa que o planejamento estratégico requer uma leitura compartilhada de toda a organização, compreendendo que a estratégia não cabe apenas aos níveis hierárquicos mais altos.

É necessário que todos estejam na mesma sintonia e se responsabilizem pelo seu sucesso

Atuar de forma inovadora e diferenciada

Sem um diferencial fica quase impossível competir no mercado, e a elaboração de um adequado planejamento estratégico factível e alcançável, engaja a comunicação e o trabalho em equipe que conduz a empresa a uma visão de negócio futura.

Em um mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível que as empresas passem a ter a descrição e análise das principais tendências; definindo seu comportamento, posicionamento e como ela deve agir dali por diante.

Portanto, o planejamento estratégico é um conjunto de ferramentas que, seguidas de informações táticas e operacionais, são fundamentais no sucesso de uma organização.

Configurando-se em um processo contínuo, sistemático, organizado e que deve ser capaz de prever o futuro, de maneira a tomar decisões que minimizem riscos.

As responsabilidades hierárquicas

Planejar significa a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas que implicarão em decisões futuras.

Sendo assim, cada setor da organização é responsável seja pela sua formulação, assim como sua execução.

Mas tal qual como o planejamento em si, cada função administrativa deve saber antecipadamente quais são os objetivos a serem alcançados e como se deve fazer para alcançá-los. Ressaltando a importância de todos os setores da empresa terem uma comunicação ativa e horizontalizada.

Vamos conhecer mais acerca das suas características e responsabilidades hierárquicas?

• Estratégico - orientando a visão

De forma geral, o planejamento estratégico é responsabilidade dos níveis hierárquicos mais elevados da empresa/organização, sempre pensadas a longo prazo, em um período de 5 a 10 anos.

Ele é o começo de tudo, é a visão do futuro da organização que se estrutura em fatores ambientais externos e em fatores internos, onde definimos os valores, visões e missão da organização.

Logo, sem muitas ações detalhadas, o que reforça o fato de essas serem revisadas e atualizadas continuamente com intuito de refletir a realidade e servirem como fatos para o sucesso no processo decisório.

O que é essencial para que não haja variações entre o que foi planejado e o que foi executado.

• Tático - levando os planos à execução

Mesmo tendo um envolvimento, que em teoria, é mais limitado ao nível departamental.

As ações desenvolvidas pelos níveis (táticos) intermediários, são responsáveis por criar metas e condições para que o que foi estabelecido no planejamento ao nível estratégico seja atingido.

Os gerentes e executivos tem como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis. Também sendo responsáveis pelo planejamento e tomada de decisão, porém visando um futuro mais próximo, de 1 a 3 anos, ou seja, médio prazo.

Isto é, decompondo, traduzindo e interpretando o plano estratégico, para transformar em planos concretos de marketing, produção, pessoal, financeiro, etc.

• Operacional - assegurando o cumprimento das tarefas

O nível operacional é elaborado pelos níveis mais baixos da organização, e são aplicadas a curto prazo, geralmente no período de 3 a 6 meses.

Neste ponto é aonde se bota “a mão na massa” e se vê todos os níveis da organização envolvidos, assegurando que todas as tarefas e operações sejam executadas, para garantir que o que foi estabelecido a médio e longo prazo, seja cumprido.

Contudo, é importante entender que todo e qualquer planejamento estratégico só sai do papel, se essa interdependência entre as partes for traduzida em uma real integração.

Isto é, a transparência que envolve a todos na empresa no comprometimento com os resultados, sempre deve sobressair.

Organizando as ideias com a Matriz SWOT

Criado na década de 60 pelo professor da Universidade de Stanford Albert Humphrey, a matriz SWOT é um acrônimo de quatro palavras em inglês: strenghts, weakness, opportunities, e por fim, threats - ou se você preferir em português: forças, oportunidades, fraquezas, ameaças (FOFA).

A matriz SWOT é uma ferramenta de grande utilidade - e que pode até ser disposta em qualquer planejamento - com poder de enriquecer seu planejamento estratégico, organizando o excesso de informações no ambiente interno e externo da empresa de forma clara e efetiva.

Contudo, devido à sua simplicidade, esse tipo de análise acaba sendo negligenciada.

Mas com o uso correto, a simplicidade dessa ferramenta transforma-se em clareza e descomplicação, dinamizando o processo de planejamento estratégico.

Aprenda a seguir, a como construir uma matriz SWOT ímpar.

6 critérios para uma SWOT mais produtiva

1. Permaneça focado

O primeiro erro dos planejadores ao conduzir uma SWOT, é fazer análises genéricas, tornando-a vaga e pouco útil. Então ela deve ser ampla e aprimorada constantemente.

Afinal, quando falamos de produtos, falamos também de mercados. Sempre no plural.

Portanto, tenha sempre um objetivo claro e abrangente, analisando se a ação realmente agregará valor à marca.

2. Pesquise seus concorrentes

Informações sobre concorrentes ajudam a manter o foco da análise SWOT.

Portanto, é fundamental que em sua elaboração sejam considerados não só os rivais atuais, mas também os que estão despontando no mercado, prestando atenção nos produtos que podem ser substitutos.

Lembre-se, o diagnóstico deve ser focado, capaz de prever o seu futuro.

3. Compartilhe informações

Por ser uma ferramenta simples e de fácil entendimento por todos, ela pode e deve ser compartilhada entre as áreas da empresa. Incentivando um brainstorming com a equipe, que amplie as variáveis e até te façam descobrir ideias criativas.

A fusão de informações, gera um ambiente favorável a inovação.

4. Examine a visão do seu cliente

Após refinar seu brainstorming, é necessário analisar profundamente sua concorrência e também o seu cliente.

O que ele pensa em relação a você, como ele vê as qualidades da sua empresa em relação à concorrência, e o quão importante são essas questões na sua ótica.

Uma análise SWOT rica, é aquela que decompõe clichês gerenciais nas forças e fraquezas com essa visão orientada para o cliente. Como a empresa se reconhecer como antiga e já estabelecida no mercado, ou mesmo como o padrão do setor justamente por isso.

Isto é, se sua empresa pode ser experiente e confiável, com bom mercado. Na visão do cliente ela também pode ser antiquada e inflexível, com uma visão limitada da concorrência.

5. Procure causas, não características

Entender a visão do cliente é importante, mas o excesso de informações que isso pode gerar às vezes cria mais problemas do que soluções.

Por isso seja organizado, e construtivo.

Tenha em mente que o problema central é relacionar o SWOT aos recursos tangíveis e intangíveis que são: financeiros, intelectuais, legais, humanos, organizacionais, informacionais, relacionais e de reputação.

A presença ou ausência desses recursos, são as causas das forças e fraquezas das empresas. E são elas que determinam as condições para lidar com oportunidades e ameaças.

6. Separe o interno do externo

O segredo da análise SWOT é ir além da sua descrição, aprendendo a diferenciar uma força ou fraqueza, de uma oportunidade ou ameaça.

Então, se faça a seguinte pergunta:

“Essa questão existiria se a empresa não existisse?”

Se sim, a questão é externa. Do contrário, é interna.

O SWOT gerando ações

Uma quantidade enorme de dados normalmente resulta em planejamentos com nenhuma estrutura e direção, por isso a análise SWOT deve ser bem estruturada de modo ter uma execução efetiva, organizando os dados a respeito da situação da empresa nos ambientes internos e externos.

E para gerar ações, cada força, fraqueza, ameaça e oportunidade precisa gerar um plano de ação em análise cruzada, ou em uma análise TOWS.

Entenda agora como fazer isso.

• Forças x Oportunidades (SO)

  
  

Estratégia ofensiva.

Seu objetivo é aperfeiçoar as forças para que as oportunidades sejam bem aproveitadas.

• Forças x Ameaças (ST)

  
  

Estratégia confrontativa.

Seu objetivo é utilizar estrategicamente os pontos fortes da empresa para diminuir as ameaças.

• Fraquezas x Oportunidades (WO)

  
  

Estratégia de reforço.

Seu objetivo é analisar e superar as fraquezas para aproveitar as oportunidades.

• Fraquezas x Ameaças (WT)

  
  

Estratégia defensiva

Seu objetivo é desenvolver ações defensivas, diminuindo o impacto das ameaças.

A análise SWOT não pode parar em si mesma, senão ela torna-se em uma listagem que não fará nenhuma diferença na empresa.

Portanto, o cruzamento dos clusters da matriz SWOT e de seus respectivos dados, são essenciais para a construção de planos de ação que fortalecem sua empresa e a tornam mais competitiva no mercado.

O plano de ação dando vida ao planejamento estratégico

Segundo Philip Kotler, o planejamento estratégico é definido:

“(...) como o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa, diante as mudanças e oportunidades de mercado”.

Enquanto o plano de ação organiza metas e objetivos, atividades, os responsáveis e como será o monitoramento do projeto. Em suma, é o que dá vida ao planejamento estratégico, sendo a garantia de que ele possa atingir os melhores resultados!

As diferenças de plano e estratégia

Quando se trata de desenvolver um planejamento estratégico, seguramente 90% das organizações não conseguem sua plena execução.

A importância de ter um plano de ação além da estratégia, é a chave para o sucesso. Tornando o projeto operacional, e mensurável.

E um bom plano de ação não permite desvios.

Ele deve ser construído de forma que se o “plano A” não der certo, se tenha um “plano B”, isto é, algo totalmente diferente para poder se alcançar o que foi proposto. Eliminando a falsa confiança e aumentando a estabilidade.

Alguns tipos de plano incluem:

• Financeiro;

• Tático;

• Operacional;

• De contingência.

  
  

Agora, vamos sintetizar os itens para um plano de ação que facilita processos e gera resultados?

Um plano de ação é:

• Uma forma organizada de definir metas e objetivos, atividades a serem realizadas, apontar os responsáveis por desenvolvê-las e acompanhar o andamento de um projeto.

  
  

Sua criação envolve:

• Saber como você e sua equipe, contribuem para o atingimento de metas corporativas;

• Criar metas mensuráveis, permitindo sua equipe visualizar o que foi realizado. Dessa forma podendo avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo;

• Listar as tarefas a ser executadas, deixando claro quais são as atividades e os responsáveis;

• Dividir grandes tarefas em partes menores, assim elas se tornam mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas;

• Definir prazos para as entregas cotidianas, assim o colaborador consegue se planejar melhor, priorizando-as conforme a importância e urgência;

• Criar uma representação visual do plano, facilitando o monitoramento das tarefas e objetivos do plano de ação;

• Rever as ações com frequência, criando um cronograma de relatórios ou apresentação de resultados.

  
  

Se o planejamento estratégico é seu carro, o plano de ação é seu motorista.

Logo, seu plano de ação precisa de uma estrutura coerente, possibilitando uma direção segura para seguir seu planejamento e assim alcançar a meta final.

E sua criação é uma atividade que todos os gestores em algum momento precisam fazer.

Um plano de ação eficiente, conquista os liderados. Os mantendo confiantes e engajados, para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

Entendendo os benefícios do planejamento estratégico na sua empresa

Será que o processo de elaborar anualmente seu planejamento estratégico vale a pena?

A verdade é que ele se trata de um investimento, que apesar de ser complexo e até custoso, tem uma alta taxa de sucesso por meio de uma análise SWOT bem definida, e um plano de ação claro e objetivo.

Tornando sua empresa proativa no mercado e com senso de direção claro, alinhado com a visão e missão traçadas anteriormente:

• Compensando seus colaboradores;

• Estabelecendo limites para tomadas de decisão eficientes;

• Oferecendo a base para um crescimento seguro;

• Impulsionando seu market share e seus lucros.

  
  

Com os mercados cada vez mais globalizados e em constante transformação, as empresas que não tem uma base sólida, terão dificuldades no meio do caminho. Tanto que uma em cada três que são líderes em seu setor, podem não estar lá nos próximos cinco anos.

Porém, ó futuro é mais favorável para aquelas que tem um planejamento estratégico forte.